Privacybeleid Scouting Vught-Noord

Scouting Vught-Noord verwerkt persoonsgegevens. Wij willen hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement staan de antwoorden op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Vught-Noord via ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een hard copy inschrijfformulier. Die gegevens worden door ons ingevoerd in het ledenadministratiesysteem SOL en het originele formulier wordt door het bestuur bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en penningmeester hebben inzicht in deze gegevens. Deze gegevens worden nooit aan derden verstrekt. Zie voor wat betreft de verwerking in SOL het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Dit zijn zogenaamde ‘bijzondere persoonsgegevens’ en Scouting Vught-Noord mag deze alleen met expliciete toestemming registreren. Wij wijzen ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouders/verzorgers.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Vught-Noord hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die per activiteit in hard copy dient te worden ingevuld en getekend door de ouders/verzorgers moet worden ingeleverd. De ingeleverde formulieren worden niet digitaal geregistreerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende activiteit en ze worden direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Registratie activiteiten

Voor sommige (groeps)activiteiten en kampen vragen wij onze leden om zich apart aan te melden. Voor deze aanmelding wordt gebruikgemaakt van e-mail en/of hard copy inschrijfformulieren. Wij vragen dan alleen om de noodzakelijke gegevens om die specifieke (groeps)activiteit te kunnen organiseren. De gegevens worden na afloop vernietigd.

Financiële gegevens

Om de verenigingscontributie te innen, sturen wij een e-mail naar (de ouders/verzorgers van) onze leden. Daarvoor gebruiken wij het e-mailadres dat in SOL geregistreerd staat. Wij maken geen gebruik van automatische incasso en slaan dus geen financiële gegevens op.

Contact met de leiding

Iedere speltak heeft de beschikking over een hard copy lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en/of hun ouders/verzorgers. In geval van nood kan de (bege)leiding ouders van de jeugdleden bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Regulier contact met de leiding verloopt doorgaans per e-mail. Deze email bewaren wij niet op een eigen locatie, dus alle inhoud is beveiligd via de gebruikelijke beveiliging van webmail- en clouddiensten. Toch zullen wij niet gestructureerd persoonlijke informatie in deze e-mailomgeving bewaren.

Online media

Scouting Vught-Noord heeft een website en is actief op sociale media.

Onze website is te bereiken via www.scoutingvughtnoord.nl. Op de website worden nieuwsberichten geplaatst over onze activiteiten en publiceren wij de e-mailadressen en telefoonnummers van teamleiders en bestuursleden.

Op social media beheren wij de volgende openbare pagina’s ter promotie van onze activiteiten:

Facebook: https://www.facebook.com/ScoutingVughtNoord/

Instagram: https://www.instagram.com/scoutingvughtnoord/

Twitter:  https://twitter.com/ScoutVughtNoord

Bij deze online activiteiten maken wij doorgaans gebruik van foto’s en video’s.

Beeldmateriaal

Scouting Vught-Noord maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Vught-Noord en als herinnering voor onze leden. Daarbij publiceren wij nooit de naam van afgebeelde personen. Bij lidmaatschapsregistratie wordt toestemming gevraagd voor het maken en delen van beeldmateriaal. Dergelijke toestemming kan altijd ingetrokken worden.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Vught-Noord binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretaris@scoutingvughtnoord.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)

Aangezien het overgrote deel van de gegevens die Scouting Vught-Noord verwerkt worden opgenomen in SOL en daarmee onder verantwoordelijkheid van Scouting Nederland worden verwerkt, menen wij geen eigen FG aan te hoeven stellen.

Aanpassingen aan het privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor dit pricavybeleid aan te passen. Als er grote wijzigingen worden aangebracht, zullen wij daarover met onze leden communiceren. Het actuele privacybeleid is terug te vinden via www.scoutingvughtnoord.nl en op te vragen via het secretariaat op secretaris@scoutingvughtnoord.nl.

Versie: juni 2018